Leidinggeven op afstand | + 6 praktische handvatten en tips

Flexibel werken wordt de nieuwe norm. Steeds meer organisaties kiezen voor een flexibele manier van werken. Andere organisaties zijn door de Corona crisis gedwongen in het thuiswerken. Hoe zorg je ervoor dat je team effectief samenwerkt op afstand? Leidinggeven op afstand vraagt vertrouwen, loslaten en gewoon doen! In deze blog vind je praktische handvatten en tips over leidinggeven op afstand. Ook lees je over de uitdagingen van leidinggeven op afstand en wat het vraagt van medewerkers.


Nieuwe kijk op leiderschap

Het leidinggeven op afstand vraagt om nieuw leiderschap en dat is voor veel leidinggevenden een paradigma shift. Veel leidinggevenden vinden het spannend om te werken op afstand. Er zijn ook risico’s verbonden aan thuiswerken en samenwerken op kantoor heeft ook absoluut vele voordelen. Echter gaat het verplicht werken op kantoor ten koste van de flexibiliteit. Vaak is het een vorm van schijnzekerheid dat als mensen aanwezig zijn, productief zijn. Ook op kantoor kunnen mensen druk zijn met niets.


Uiteindelijk moet flexibel werken bijdragen aan de visie en doelstellingen van de organisatie. Er zit een aantal voordelen aan het hybride en thuiswerken thuiswerken.



Voordelen thuiswerken:


Vertrouwen en loslaten

Leidinggeven op afstand vraagt om vertrouwen en durven loslaten. Als je het mensbeeld hebt van de ‘homo economicus’: mensen zijn lui en hebzuchtig, is het moeilijk om los te laten en vertrouwen te geven. In dit digitale tijdperk zal je je jezelf als leidinggevende opnieuw moeten uitvinden.


Het gaat er niet om hoe laat iemand begint en stopt met werken. Het gaat om het resultaat, waarin het ertoe doet waar je met je team of organisatie aan werkt, waarin mensen worden uitgedaagd slim na te denken, waarin mensen samenwerken aan oplossingen, waarin kennis wordt gedeeld en waarin continu wordt geleerd. Het leren van experimenten en dus fouten, hoort daarbij. Mensen kunnen zelf kiezen waar en wanneer ze werken. Het nieuwe tijdperk vraagt dus een nieuwe kijk op leiderschap waarbij vertrouwen, durven loslaten en vooraf goede afspraken maken centraal staat. Hieronder vind je 10 praktische tips en handvatten om leidinggeven op afstand effectief toe te passen in de praktijk.

Technologie maakt thuiswerken mogelijk

Als leidinggevende zorg je ervoor dat alle digitale middelen op orde zijn. De technologische ontwikkelen en communicatiemiddelen maken het voor organisatie mogelijk om flexibel te werken. We kunnen op afstand vergaderen, digitaal samenwerken en online samenwerken aan documenten. Vergaderingen kun je bijvoorbeeld houden via Microsoft Teams, telefonisch, Zoom of Skype. In de Cloud werk je samen aan documenten en in het CRM systeem vind je alle informatie over klanten. Ook kun je online tools als Miro of Mural gebruiken voor creatieve sessies.


Kennis delen en hulp vragen gaat online snel door bijvoorbeeld te bellen, Slack, Microsoft Teams of Whatsapp. De doelen, taken en de voortgang hierin kunnen teams bijhouden in bijvoorbeeld Trello, Jira of Microsoft Planner. Uiteindelijk moet flexibel werken bijdragen aan de visie en doelstellingen van de organisatie.


6 Praktische tips en handvatten voor leidinggeven op afstand

1. Sturen op resultaat

Wees als leidinggevende duidelijk over doelen en afspraken. Als leidinggevende heb je een belangrijke verantwoordelijkheid en als je team meer op afstand werkt heb je minder snel door dat het niet goed gaat. Bespreek met je team de doelen en prioriteiten voor bijvoorbeeld de komende week of maand. Werk daarbij zoveel mogelijk in een vast ritme waarin helder is voor de teams welke resultaten er van ze worden verwacht. Daarnaast dien je als leidinggevende ook helder te zijn over de ruimte en middelen medewerkers krijgen om dat resultaat te behalen. Stuur vooral op de waarde die het team gaan leveren voor de klant. Neem je team mee in het effect van het resultaat op de omgeving, dat is interessanter en motiverender dan de opdracht. Welke bijdrage heeft het beoogde resultaat in het grotere geheel?

Voor een optimale motivatie is het belangrijk dat je individuele doelen probeert te koppelen aan de doelen van de organisatie. Dat geldt ook voor jou als leidinggevende. Bespreek wat de organisatie doelen en resultaten voor impact hebben op de medewerker en op het team. Dat levert energie op!


Objective Key Results (OKR’s)

Je kunt op verschillende manieren een team sturen op resultaat. Je ontwikkelt een aantal ambities, gekoppeld aan de purpose van de organisatie en het team. Samen bespreek je de ontwikkeling en groei. Ieder kwartaal stel je nieuwe doelstellingen. In het Scaled Agile raamwerk doen teams dit ieder kwartaal tijdens de PI planning waarbij alle teams aligned worden met de doelen van de organisatie en andere teams. OKR’s kun je opstellen op alle niveaus van de organisatie. Daarnaast kun je KPI’s gebruiken als indicatoren om successen te meten. Deze eenheden maken de mate van succes en de voortgang van het nastreven van langetermijndoelen inzichtelijk.

Duidelijke opdrachten

Stuur op output en niet op input. Als je op input stuurt, mis je de creatieve toevoeging van je team. Het gaat om de doelen, de resultaten en de criteria die hierbij horen. In het Agile werken noemen ze dit ook wel acceptatie criteria.

2. Loslaten


Als leidinggevende op afstand is het belangrijk ruimte en verantwoordelijkheid te geven. Dat is voor veel leidinggevenden een van de grootste uitdagingen. Want hoe weet je dan of het goed gaat en of de medewerkers gemotiveerd zijn? Door kort-cyclisch te sturen op resultaat is het eenvoudiger los te laten. Wanneer er fouten gemaakt worden kan een team snel leren en bijsturen. Wat levert het op? Wanneer je teams verantwoordelijk houdt en je niet bemoeit met het ‘hoe’ levert dat eigenaarschap op, creativiteit, motivatie en ook tijd. Jij kunt je namelijk bezig houden met belangrijke zaken zoals stakeholder management, het vertalen van externe ontwikkelen naar prioriteiten op hoger niveau en het coachen van teams in zelforganisatie.


3. Transparantie

Transparantie is een randvoorwaarde voor het succesvol samenwerken op afstand. Rollen en verantwoordelijkheden van iedereen zijn helder, de prioriteiten, doelen, de voortgang, waar op dit moment wel en niet aan wordt gewerkt, werkafspraken, beslissingen, management informatie (OKR’s/KPI’s), etc. zijn beschikbaar. Zo dring je het aantal nodige afstemmingsmomenten terug omdat alle informatie te vinden is. Ook kan een team kan hierdoor snel bijsturen wanneer nodig en elkaar verantwoordelijk houden.



4. Ken je medewerkers

Als leidinggevende is het belangrijk dat je weet hoe mensen in hun vel zitten en wat hun houding en gedrag is. Je zult op signalen moeten letten in een telefoongesprek, online overleg en de aanwezigheid. Houd rekening met persoonlijke behoeften.

Houd de work-life balans in de gaten

Uit onderzoek blijkt dat medewerkers die thuiswerken, sneller genegen zijn langer door te gaan of extra tijd door te werken. Werk en privé lopen steeds meer door elkaar. Voor de een is dat prima en de ander ervaart daardoor veel druk.



5. Zorg voor voldoende contactmomenten

Je mist als leidinggevende contactmomenten en hoort minder wat er speelt. Dat geldt ook voor collega’s onderling. Hierdoor is er minder sociale controle en een gevoel van verbondenheid. Effectieve teams houden daarom een digitale dagstart of Daily Scrum om te horen 1) wat er af is, 2) wat gedaan moet worden en 3) of iemand nog hulp nodig heeft. Dit duurt maximaal 15 minuten. Tip: soms voegen teams een check-in ronde aan de meetings toe om te horen hoe iedereen erbij zit om in het hier en nu te zijn tijdens de meeting.

Digitaal rondlopen

Als leidinggevende op afstand loop je digitaal rond zodat je hoort wat er speelt op de werkvloer. Dat betekent niet dat je operationeel gaat sturen maar het team en medewerkers coacht om zich te ontwikkelen en obstakels te overkomen. Je helpt bij obstakels die zij niet zelf kunnen oplossen om de voortgang te behouden.

Ga het gesprek aan

Er zijn medewerkers die het niet fijn vinden om thuis te werken en liever dagelijks naar kantoor komen. Sommige medewerkers vinden de vrijheid en ruimte misschien lastig. Zo kan het zijn dat het werk zich er niet voor leent. Ga het gesprek aan en zoek naar oplossingen als je merkt dat medewerkers het thuiswerken lastig vinden en hier niet goed mee omgaan. Vaak spelen er andere dingen of heb je al langer vraagtekens bij de motivatie van de medewerker.

6. Afspraken maken

Om flexibel te werken zijn onderstaande basisafspraken essentieel:

  • Iedereen heeft zijn agenda open en deze is altijd up-to-date, ook als leidinggevende

  • Spreek met elkaar af wanneer je elkaar fysiek ontmoet en wanneer je ook op afstand kunt samenwerken

  • Rollen en verantwoordelijkheden zijn helder zodat je elkaar kunt aanspreken

  • De voortgang is transparant en up-to-date

  • Maak afspraken over bereikbaarheid en beschikbaarheid

  • Er zijn afspraken over hoe je communiceert in het team

Wat vraagt flexibel werken van medewerkers?


Het thuiswerken geeft de meeste mensen een groot gevoel van vrijheid en autonomie. Dat is een van de belangrijkste elementen van intrinsieke motivatie. Je krijgt het vertrouwen en de verantwoordelijkheid om je werk zelf in te richten. Hierdoor zijn medewerkers meer tevreden, minder vaak ziek en productiever. Het vraagt van medewerkers de volgende eigenschappen:

- Eigenaarschap

- Flexibiliteit

- Growth mindset

- Zelfvertrouwen

- Zelforganisatie

- Intrinsieke motivatie

- Persoonlijk leiderschap en zelfsturing

Als leidinggevende coach je je team en medewerkers hierin door heldere kaders te definiëren, randvoorwaarden te scheppen en ontwikkelingsgerichte vragen te stellen. Waar haalt een medewerker bijvoorbeeld energie uit? En hoe gaat hij/zij om met thuiswerken?

Wat zijn zijn/haar persoonlijke doelen? Wat zijn uitdagingen? Welke helpende en belemmerende overtuigingen en gedachten heeft hij/zij daarbij? Wat heeft hij/zij nodig?


Bij DE AGILE IMKER zijn we gespecialiseerd in werken op afstand en het realiseren van Agile en Zelforganisatie. Wil je effectief samenwerken op afstand? Neem contact met ons op via info@agileimker.nl of 020 - 244 5178

Meer lezen?

Lees ook onze blog over: