Online samenwerken | zelforganisatie + 8 praktische tips

Vanwege de toenemende dynamiek waarin organisaties zich begeven, zien we steeds meer zelforganiserende teams ontstaan. In deze blog lees je hoe je zelforganisatie realiseert op afstand. Ook krijg je methodieken, practices, tools en tips mee die je direct kunt toepassen.

Zelforganisatie

Door middel van zelforganisatie zijn teams in staat snel in te kunnen spelen op veranderingen. In een zelforganisatie ligt de besluitvorming namelijk laag in de organisatie. Teams nemen zélf beslissingen op basis van hun expertise. In een succesvolle zelforganisatie zijn teams snel, wendbaar en klantgericht.

Daarnaast doet zelforganisatie recht aan de toenemende behoefte aan autonomie wat zorgt voor motivatie en betekenisvol werk. Het behoud van autonomie in deze tijd is misschien wel extra belangrijk voor ons welzijn en motivatie.

Daarnaast zorgt de ‘Corona crisis’ voor complexe uitdagingen waar we denkkracht en daadkracht voor nodig hebben. Met zelforganisatie benut je het potentieel aan kennis, ervaring en creativiteit in het team om tot de beste oplossingen te komen.





Agile raamwerken | Structuur in de chaos

Agile raamwerken en methodieken bieden structuur in de chaos. Agile is een gedachtegoed met waarden en principes. Agile is de mogelijkheid om wendbaar te reageren op veranderingen in de omgeving. Het is een middel om om te gaan met complexiteit, ontwikkelingen in de markt, onzekerheid en veranderende wensen van de klant.

Voorbeelden van Agile raamwerken zijn: Scrum, Kanban, Design thinking en Lean start-up. Met de Agile raamwerken en methodieken zijn de principes van Zelforganisatie en Agile geborgd. Teams werken volgens een vast ritme, met gestructureerde meetings en heldere rollen. Dit biedt zelforganiserende teams houvast om ondanks de hedendaagse uitdagingen, kort-cyclisch resultaten te leveren.

Wat is Scrum, in het kort

Het Scrum raamwerk is het meest gebruikte raamwerk. Scrum is een manier om Agile simpel en praktisch toe te passen. Met Scrum werk je in eenzelfde ritme, dit worden Sprints genoemd. De autonome, zelforganiserende teams plannen iedere 1 tot 4 weken, in een vast ritme, het werk. Als team prioriteer je het werk in samenwerking met de stakeholders. Hierdoor ben je altijd bezig met de meest waardevolle dingen voor je klanten en organisatie. Heb jij als team afspraken over hoe je prioriteert en wie prioriteert? Aan de hand van de capaciteit maak je een realistische planning voor de komende Sprint.

Aan het eind van de Sprint leveren teams een deelproducten op. De teams halen feedback op van belangrijke stakeholders om waar nodig bij te sturen. Vervolgens reflecteert het team op de samenwerking en het proces zodat deze continu wordt verbetert. Zeker met het werken op afstand is dit een zeer belangrijke meeting. Kortom, Scrum zorgt dus voor focus, een goede samenwerking en stelt teams in staat werk écht af te maken.

Resultaten Scrum, ook op afstand:

  • Hogere (interne) klant tevredenheid

  • Meer focus

  • Betere samenwerking

  • Meer commitment

  • Werk wat écht af is

  • Openheid

  • Transparantie

Scrum, online samenwerken



Effectief samenwerken op afstand | 10 tips

1. Faciliteer interactie

In contact blijven met elkaar is essentieel om de ‘flow’ te behouden in het team. Een dagelijkse dagstart of check-in is een goed begin. Zeker met het werken op afstand is het belangrijk het dagelijkse ritueel in stand te houden. Het helpt op iedere dag dezelfde tijd af te spreken met bijbehorende timebox, maximaal 15 minuten. Besteed hierin niet alleen aandacht aan de voortgang op het werk, maar ook aan de persoonlijke situatie, gevoelens, gedachten etc. Zo bouw je aan vertrouwen in het team. Het vertrouwen onderling is essentieel voor de open communicatie. Gebruik daarom altijd een camera tijdens de meetings.

2. Transparantie en communicatie

We zijn nu veel thuis aan het werk. Hoe hou je als zelforganiserend team toch zicht op de voortgang? Daarvoor zal je eerst het werk transparant moeten maken, het liefst op een bord wat de voortgang laat zien met: te doen, bezig, klaar (To do, Doing, Done). Er zijn simpele (gratis) online tools om het werk transparant te maken. Trello, Microsoft Planner en Jira zijn veelgebruikte online tools. In deze tools kun je naast de voortgang en prioriteiten ook je discussies, bijlages, data en eigenaren toevoegen. Ook is een chattool als Slack wenselijk om de onlinecommunicatie te stimuleren. Zelforganisatie valt of staat met onderlinge communicatie. Dat wil je zo goed mogelijk faciliteren op afstand.


Trello als tool, voor het transparant maken van het werk online


3. Korte iteraties | Sprints

Korte iteraties zorgen voor focus en wendbaarheid. In deze tijd is het dus aan te raden de zogenoemde Sprints in Scrum kort te houden. Dat betekent dat je een planning maakt van bij voorkeur 1 week, waarna je weer bijstuurt. Zo kan je als team snel inspelen op de veranderende situatie en behoud je focus.

4. Commitment

Check het commitment door bijvoorbeeld te stemmen met vingers in de camera. Vraag alle teamleden hun vertrouwen te uiten door hun vingers op te steken. 5 Vingers omhoog betekent veel vertrouwen en 1 vinger weinig vertrouwen dat de planning gaat lukken. Bespreek de zorgen van degene met minder dan 3 vingers zodat je tot een meer realistische planning komt.

5. Afstemming tussen de teams

In de ideale wereld hebben teams met afhankelijkheden eenzelfde ritme. Zo voorkom je ad-hoc werk en vertraging in het proces. Tijdens de kort-cyclische planningsmeeting stemmen de teams direct de afhankelijkheden en obstakels met elkaar af. Ook zijn er dan minder online meetings nodig.

Zorg tijdens deze meeting dat de planning, risico’s en obstakels transparant zijn voor iedereen. Gebruik hiervoor de beschikbare online tools die eerder zijn benoemd.

De afstemming tussen de teams organiseer je online. Afgevaardigden uit de teams of Scrum Masters komen online bijeen. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de Zoom breakoutsessies of Microsoft Teams. Hier bespreken ze de afhankelijkheden en risico’s om tot een goede planning te komen.

6. Taakverdeling

De verdeling van taken doe je zelforganiserend, met ‘vrijwilligers’. Er worden dus geen taken vooraf aan teamleden toegewezen. De taakverdeling gebeurt dagelijks tijdens de dagstart. Zo kun je rekening houden met privé situaties van je collega’s. Daarnaast kun je dagelijks prioriteiten stellen in het committeerde werk en de ad-hoc werkzaamheden.

7. Transparantie en communicatie

We zijn nu veel thuis aan het werk. Hoe hou je als zelforganiserend team toch zicht op de voortgang? Daarvoor zal je eerst het werk transparant moeten maken, het liefst op een bord wat de voortgang laat zien met: te doen, bezig, klaar (To do, Doing, Done). Er zijn simpele (gratis) online tools om het werk transparant te maken. Trello, Microsoft Planner en Jira zijn veelgebruikte online tools. In deze tools kun je naast de voortgang en prioriteiten ook je discussies, bijlages, data en eigenaren toevoegen. Ook is een chattool als Slack wenselijk om de onlinecommunicatie te stimuleren. Zelforganisatie valt of staat met onderlinge communicatie. Dat wil je zo goed mogelijk faciliteren op afstand.

Maak zoveel mogelijk transparant:
  • Doelen (per Sprint)

  • Commitment (uren beschikbaar per dag of week)

  • Prioriteiten

  • Taken

  • Eigenaren

  • Progressie

  • Rollen

8. Facilitator

Zorg voor een facilitator tijdens iedere online meeting. Dit is bij voorkeur iemand met ervaring zoals een Scrum Master of Agile Coach. De facilitator zorgt ervoor dat iedereen wordt gehoord. Zo kan een facilitator iedereen de beurt geven bij een check-in of check-out. Ook bij besluitvorming helpt het om een facilitor te hebben. Voordat je het weet zijn we oeverloos online aan het vergaderen. Juist in deze tijd is het belangrijk om snel en wendbaar besluiten te nemen. Zo komen we snel in actie en leren we door te doen.



Bij DE AGILE IMKER zijn we gespecialiseerd in het realiseren van Agile en Zelforganisatie. Volg onze Zelforganisatie training voor het realiseren van Zelforganisatie in jouw team, ook op afstand.


Meer lezen?

Lees ook onze blog over: