Zelforganisatie realiseren | hoe doe je dat?

Steeds meer organisaties gaan werken met zelforganiserende of zelfsturende teams. In traditionele, hiërarchische organisaties wordt vóór de medewerkers gedacht, terwijl in een organisatie met zelfsturende teams mét die medewerkers wordt gedacht. Dat is een wereld van verschil. Welke verschillen zijn er precies en waarom lijkt deze manier van organiseren een heilige graal te zijn? In deze blog lees je welke praktische tools en methodieken je kunt inzetten bij zelforganisatie en zelfsturing.

Het verschil tussen zelforganisatie en zelfsturing zit in wie de kaders en het doel bepaalt. Bij zelforganisatie bepaalt je als manager het doel, in samenwerking met het team. Bij zelfsturing bepaalt het team zelf zijn doel. In de praktijk worden deze termen nog wel eens omgedraaid. Het moet voor de organisatie en de teams duidelijk zijn wat deze termen beteke­nen, zodat de verwachtingen helder zijn.




Zelfsturende teams

Een zelfsturend team wordt gedefinieerd als een (vaak multidisciplinaire) team dat verantwoordelijk is voor de totstandkoming van een product of service van begin tot eind. De teamleden zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het resultaat; er is sprake van persoonlijke interactie en wederzijdse afhankelijkheid. Het team neemt zowel inhoudelijke taken als managementtaken (HR, Financiën, planning, strategie etc.) op zich. De teamleden hebben dan dus zelf de controle over het pro­ces, de methoden en de tijdsindeling. Het team is soms ook verantwoordelijk voor de samenstelling van het team.

Zelforganiserende teams

Bij een zelforganiserend team is de manager verant­woordelijk voor het organiseren van de context waarin het team werkt. De manager stelt de kaders en draagt de visie uit. Zelf­organiserende teams nemen in bepaalde mate wel operationele manage­menttaken op zich, zoals de planning, werving en selectie, administratie en budgetbeheer. Het stellen va de kaders is de verantwoordelijkheid van de manager.

Hoofdtaken manager

Zelforganisatie en zelfsturing is dus niet alleen een laag managers schrappen en de verantwoordelijkheden naar de teams brengen: het gaat om de principes waarop de zelforganisatie is gestoeld. Je kunt dan denken aan prin­cipes als waarde leveren voor klanten, transparantie en meer autonomie voor teams. De manager zijn de hoofdtaken bij zelforganisatie of zelfsturing is het uitdragen van een visie, het geven van ruimte aan teams en beschikbaar zijn op die momenten waarop het niet lekker loopt binnen een team. Je houdt de teams resultaatverantwoordelijk en neemt een coachende houding aan om de teams zelforganiserend te laten zijn. Beproefde raamwerken en methoden zoals Scrum en Kanban helpen bij deze nieuwe manier van werken. Scrum is zinvol voor product- en dienstontwikkeling (complexe projecten), Kanban is juist nuttig voor processen, eenvoudige projecten en procesverbetering.

Scrum

Scrum is een raamwerk om de creativiteit en samen­ werking binnen teams te optimaliseren. Het helpt teams om meer waarde te creëren voor de klant door kort­cyclische resultaten op te leveren. Teams leveren met Scrum iedere één tot vier weken de resultaten op, ook wel deelproducten genoemd, aan belanghebbenden. Hierop krijgt het team feedback, waarna het team het proces en de sa­menwerking evalueert. Op die manier kan het team zich continu verbeteren. Een zelforganiserend Scrum Team werkt in een transparante werkstroom en is daardoor in staat om de voortgang continu te inspecteren. Zo kan het team elkaar helpen en aanspreken op verantwoordelijkheden.

Kanban

Kanban is een Agile­ en Lean­methode waarmee je de sa­menwerking binnen je team kunt verbeteren. In de kern is het visuele werkstroombord waarop het werk, de bijbehorende taken en de status daarvan inzichtelijk zijn gemaakt. Denk bijvoorbeeld aan een dienst als klachtafhandeling, werving en selectie of con­ tentproductie voor een website.

Transparantie

De kracht van Kanban zit in het onzichtbare werk en de knelpunten zichtbaar maken. Het helpt teams focussen door een maximum te stellen aan de hoeveelheid lopende taken. Voor een effectieve implementatie is het belangrijk dat je afspraken maakt over: ▪ wie de werkvoorraad beheert en prioriteert; ▪ hoeveel werk je team tegelijkertijd mag oppakken;

▪ en wanneer werk als ‘klaar’ mag worden beschouwd.

Overleggen waarin de samenwerking en het proces wordt geëvalueerd, hebben binnen Kanban geen voorgeschreven frequentie, maar zijn daarom niet minder belangrijk.


Bij DE AGILE IMKER zijn we gespecialiseerd in het realiseren van Agile en Zelforganisatie. Volg onze Zelforganisatie training voor het realiseren van Zelforganisatie in jouw team, ook op afstand.

Meer lezen?

Lees ook onze blog over: